Grip op verandering: zo verbeterde Dichterbij het P2P-proces
Een zorgorganisatie met honderden locaties en duizenden medewerkers; dat móét wel voor een ingewikkeld P2P-proces zorgen. Hoe zorg je voor meer grip op uitgaven, en tegelijkertijd voldoende vrijheid voor de zorg om haar werk te doen? Hoe zorg je voor gestroomlijnde processen? En hoe borg je de veranderingen in de organisatie, zodat er geen dip volgt na implementatie?
Dit waren de uitdagende vragen van Dichterbij, waarbij wij hen mochten helpen. En dat deden we. Van analyse en nulmeting tot verandermanagement en nazorg. Hoe dit traject verliep en wat de impact was, dat ontdek je in deze case.
De uitdaging: behoefte aan grip en controle
Dichterbij is een zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. De organisatie biedt woonruimtes, dagbesteding, opvang en werkplekken. Inmiddels zijn er ruim 940 locaties, waar in totaal meer dan 2800 fte aan werk is. Een forse organisatie met een grote inkoopvraag.
En dat brengt ons bij de uitdaging van Dichterbij. Er was namelijk behoefte aan meer grip en controle op het Purchase-to-Pay proces.
Dichterbij is een decentraal georganiseerde organisatie, waar de zorg voor de cliënten met een verstandelijke beperking centraal staat. De locaties zijn zelf verantwoordelijk voor de inkopen voor hun cliënten. Het is in zo'n situatie lastig om overzicht én inzicht te krijgen. Dit zorgde ervoor dat de interne processen stroperig verliepen. Ook waren de gebruikers niet tevreden over de applicaties. Daar zijn we mee aan de slag gegaan.
De oplossing: gebruiksvriendelijke software
Voor zo'n grote organisatie is centrale coördinatie erg belangrijk. Daarom heeft S2P & More een projectteam samengesteld met medewerkers van Dichterbij vanuit IT, Finance en Inkoop. Dit team werd ondersteund door een klankbordgroep met gebruikers van de systemen.
Met dit team onderzochten we de geschikte software voor Dichterbij. Na zorgvuldige evaluatie kozen we voor AFAS Inkoop en Factuurverwerking van Filelinx. Een gebruiksvriendelijk en efficiënt systeem, als je het maar goed inricht. Met het oog op gebruiksgemak hebben we daarom een tiental catalogi aan het inkoopportaal gekoppeld, waardoor medewerkers met minimale administratieve handelingen konden inkopen.
Dichterbij werkte voorheen met een los bestel- en factuurverwerkingssysteem. Nu zitten deze 2 systemen in 1 applicatie. Hierdoor is het matchen van de opdracht met de factuur automatisch mogelijk en is er dus een verbeterde controle. Voor Dichterbij was de nieuwe software in het begin even wennen. Het stelt namelijk eisen aan hoe je de inkooporder opstelt en wat je met de leverancier afspreekt.
Na het leggen van een goede basis in het project is Dichterbij zelf aan de slag gegaan om het Purchase-to-Pay proces steeds verder te optimaliseren. Vanuit S2P & More namen wij hier een coachende rol in, zodat Dichterbij steeds sterker op eigen benen staat. Om de veranderingen te borgen in de organisatie, hebben we tot slot een intern controleplan opgesteld. Dichterbij gaat de komende jaren meer sturen op de data die dit plan oplevert.
Zo ervaart Dichterbij de samenwerking met S2P & More
Erik Roefs-Kling is teamleider Inkoop bij Dichterbij. Hij vond de samenwerking erg fijn: “De projectbegeleiding vanuit S2P & More heb ik als zeer prettig ervaren. Zelfs nadat enkele taken verdeeld werden tussen meerdere personen van S2P & More. De inhoudelijke kennis en het constant uitdagen van de organisatie zorgden voor een strakke projectbegeleiding waarbij de verantwoordelijkheid gezamenlijk gevoeld én gedragen werd.
Als laatste ben ik blij met het advies om de opvolging intern te borgen. Door deze rol intern te creëren is dit uiteindelijk goed geborgd binnen onze organisatie en wordt er gewerkt aan de continue verbetering van het P2P-systeem.”
Wat ik als ontzettend prettig heb ervaren, was de concrete planning die elke 6 weken opgesteld en doorgenomen werd. Hierdoor werd het grote geheel vertaald naar kleine, haalbare stappen.
Het belang van nazorg bij een verandertraject
Na de implementatie van nieuwe software en procedures is nazorg en verandermanagement van groot belang. Alleen zo wordt het systeem optimaal in gebruik genomen. Daarom hebben we, vanuit S2P & More het afgelopen jaar periodiek gesprekken gevoerd met de ketenbeheerder. Zo houden we ook na de implementatie een vinger aan de pols en kon Dichterbij gebruik maken van onze kennis.
Met als resultaat: een jaar na de livegang is het aantal PO’s stijgende en is er geen sprake geweest van een post go-live dip (die vaak plaatsvinden bij implementaties van projecten).
Tom, consultant bij S2P & More vertelt: “Het is gaaf om te zien dat Dichterbij nu zelfstandig verdergaat. Samen met de gebruikers willen ze het van bestellen tot betalen proces blijven verbeteren.”
Dichterbij over de kracht van S2P & More
Ellen Hofmans is Operationeel Inkoper en Ketenbeheerder bij Dichterbij. Zij deelt haar ervaringen met S2P & More: “Wat ik als ontzettend prettig heb ervaren, was de concrete planning die elke 6 weken opgesteld en doorgenomen werd. Hierdoor werd het grote geheel vertaald naar kleine, haalbare stappen. Die hebben uiteindelijk geleid tot de daadwerkelijke uitrol.
De kracht van S2P & More is de betrokkenheid bij het project én de projectmedewerkers. Dat maakt dat alle projectmedewerkers als team aan de slag gingen en gedurende het hele traject gemotiveerd bleven. Daarnaast werd ook tijdens keuzemomenten de klankbordgroep intensief betrokken. Hierdoor werd het project warm uitgerold.
De begeleiding en sturing die S2P & More ook na de oplevering heeft gegeven, was erg fijn. Dit varieerde van het afbakenen van de taken en verantwoordelijkheden tot aan het sparren over mogelijke kansen en vragen voortkomend uit het project. Ik kijk dan ook met vertrouwen en veel plezier naar toekomstige mogelijkheden om het P2P-proces verder te optimaliseren.”
Plan een kennismaking
Ook behoefte aan een partner die meedenkt bij implementatie of optimalisatie van jouw S2P- of P2P-proces? Neem vrijblijvend contact op met Derek. Wij denken graag met je mee.
.jpg)