E-facturatie

E-facturatie klinkt op papier als een snelle administratieve overwinning. De werkelijkheid binnen veel organisaties ligt anders: leveranciers die 'pdf per e-mail' nog steeds als digitaal beschouwen, vastlopende UBL-bestanden op de crediteurenadministratie en intern onbegrip over waarom facturen nog handmatig gecorrigeerd moeten worden.

Meer over onze experts

E-facturatie is een uitdaging voor de hele keten

Veel organisaties starten een e-facturatietraject vanuit een software-insteek of wettelijke verplichting. Maar het aansluiten op het Peppol-netwerk of het verwerken van XML-facturen stagneert bijna nooit op de techniek. Het loopt vast op leveranciersadoptie, outdated masterdata en het ontbreken van procesafspraken tussen inkoop en finance.

Met de naderende Europese wetgeving (zoals ViDA - VAT in the Digital Era) en de verscherpte verplichtingen voor de Nederlandse markt en overheid, is afwachten verleden tijd.
‍

Zet e-facturatie in als katalysator voor P2P optimalisatie

E-facturatie levert pas echt rendement op als je het niet als een op zichzelf staand project behandelt, maar als het sluitstuk van een geoptimaliseerde Purchase-to-Pay keten. Een e-factuur die binnenkomt op een onvolledige of onjuiste inkooporder, veroorzaakt namelijk nog steeds handmatig werk en vertraging. Het probleem verschuift dan van de brievenbus naar de crediteurenadministratie, maar het blijft bestaan.
‍

Door e-facturatie end-to-end te integreren in je P2P-proces, verbind je de voorkant van het proces met de achterkant. Facturen worden automatisch gematcht op regelniveau met de PO en de ontvangststroom, zonder tussenkomst van de crediteurenadministratie. Dat noemen we een maximale straight-through processing rate, ofwel STP.
‍

Wat blijft zijn de uitzonderingen. Een strak No PO - No Pay beleid gecombineerd met e-facturatie dwingt de organisatie vooraf via de juiste inkoopkanalen te bestellen. Het aantal afwijkingen daalt zo structureel in plaats van dat je ze achteraf blijft oplossen. En de leverancier profiteert net zo goed mee: die wordt niet alleen gestimuleerd om via e-invoicing te leveren, maar krijgt ook direct inzicht in de status van zijn betalingen. Dat scheelt weer druk op de helpdesk.
‍

Hoe S2P & More e-facturatie intern voor je laat werken

Als onafhankelijke S2P-specialisten kijken we voorbij de software. Wij zorgen dat beleid, mensen, processen en systemen in balans zijn:  
‍

  • 100% software onafhankelijk
    We adviseren en begeleiden de integratie in jouw bestaande landschap (zoals SAP, Coupa, Basware, Workday of Tradeshift).  
  • Actieve leveranciers-onboarding
    Wij ontwerpen onboarding-strategieën die leveranciers daadwerkelijk meenemen, van grootverbruikers tot de ‘tail spend’.
  • Datakwaliteit & Governance
    We schonen de masterdata op en richten de validatieregels zo in dat uitzonderingsstromen tot een minimum worden beperkt.
  • Samenwerking inkoop & finance
    Wij spreken de taal van beide afdelingen en bouwen de brug tussen de strategische inkoopafspraken en de financiële afhandeling.  

Van verplichting naar rendement

‍

Bekijk in onderstaande tabel op welk knelpunt jouw organisatie nu vast loopt. De oplossing vind je aan de rechterkant. ‍‍

Knelpunt in de organisatie Oplossing met S2P & More
Hoge kosten per factuur door handmatige controle en UBL-fouten Maximalisatie van STP-rates door schone masterdata en strakke P2P-matching rules
Weerstand bij leveranciers om e-facturen aan te leveren Gedifferentieerde onboarding-aanpak afgestemd op type leverancier en volume
Geen overzicht op compliance en komende EU-deadlines Toekomstbestendige inrichting volgens de nieuwste Peppol- en ViDA-standaarden

Klaar om e-facturatie strategisch in te zetten? ‍

Laat veranderende wetgeving of trage software-acceptatie de organisatie niet vertragen. Gebruik e-facturatie om je P2P-proces definitief naar een hoger niveau te tillen.

Plan adviesgesprek in
vinkje
vinkje
vinkje
logo prorail
Toon meer
Toon minder
Plan een vrijblijvende sparringssessie met een S2P-expert
FAQ

Veelgestelde vragen

Heb je een vraag? Kijk dan hieronder. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem contact met ons op.

Een goed ingericht S2P-proces levert jou en je organisatie veel op. Ongeacht de grootte van je organisatie kan het je veel tijd én geld besparen. Wil je zeker weten of een Source-to-Pay project goed bij jouw organisatie past? Neem dan contact met ons op. Onze experts denken, onafhankelijk van softwareleveranciers, graag met je mee!

Wij adviseren met brede kennis in het Source-to-Pay vakgebied. Dat doen we onafhankelijk van softwareleveranciers. Onze ervaren consultants en projectleiders begeleiden Source-to-Pay projecten in veel verschillende branches. Met onze projecten voeren we verbeteringen door in het gehele proces van bestellen tot betalen. Met onze expertise helpen we jouw organisatie door iedere fase van het project. Zo ervaar jij een soepel verloop en profiteer je van best practices!

Onze aanpak is op maat gemaakt. We stemmen het af op jouw behoeften, want we vinden het belangrijk om de organisatie zo goed mogelijk te begeleiden. Dit doen we door te analyseren wat jouw organisatie nodig heeft voor een geoptimaliseerd Source-to-Pay proces. We geven je altijd realistische tijdsinschattingen en zorgen ervoor dat je geen activiteiten vergeet.

Een Source-to-Pay project kan een boost geven aan jouw inkoopambities. Een goed functionerend proces geeft je een toegevoegde strategische waarde binnen jouw organisatie. Het geeft je grip óp en inzicht ín je inkoopproces. Ook verzeker je je organisatie van een efficiënte en compliant bedrijfsvoering. Benieuwd wat het voor jouw organisatie op kan leveren? Neem contact met ons op.

Source-to-Pay is het volledige inkoopproces van leveranciersselectie tot betaling. Van sourcing en contracteren tot bestellen, factureren en betalen. Het combineert strategische inkoop (source-to-contract) met operationele afhandeling (purchase-to-pay) in één doorlopende keten. Een soepel SP2-proces geeft je organisatie een efficiëntere, kostenbesparende en compliant bedrijfsvoering. Onze experts helpen jou om duurzame verbeteringen aan te brengen in jouw Source-to-Pay proces.