Source-to-Pay voor Onderwijs: Efficiënter Inkoop-, Contract- en Factuurbeheer

Onderwijsinstellingen hebben te maken met stijgende administratieve lasten, krappe budgetten, heel veel verschillende (kleine) bestellingen en een grote groep decentrale bestellers. Van docenten tot ondersteunend personeel; iedereen bestelt, maar niet iedereen is inkoper. Dat vraagt om slim ingerichte Source-to-Pay processen en een heldere inkoopkanalenstrategie.

machinery locatin at production site customer S2P & More

Hoe efficiënter te werken in een complexe onderwijsomgeving

Een goed ingericht Source-to-Pay proces helpt het onderwijzend personeel, en zorgt gelijktijdig voor overzicht en controle. S2P & More helpt onderwijsorganisaties bij het digitaliseren en optimaliseren van hun inkoop-, contract- en factuurprocessen mét oog voor de cultuur en praktische realiteit binnen scholen.
‍

Slimme processen. Minder administratie. Meer ruimte voor goed onderwijs.  

Uitdagingen in het Onderwijs

Binnen het onderwijs herkennen we deze top 3 uitdagingen binnen Inkoop en Finance

veel bestellers
Veel decentrale bestellers
type bestellingen platform
Grote diversiteit in type bestellingen
Verouderde of niet-optimaal ingerichte software
“Iedereen gaat anders om met veranderingen. Neem mensen bij de hand. Doorvragen, uitleggen, uitleggen en nog eens uitleggen helpen hierbij. Dit kost tijd, maar levert ook veel op!”

– Marjon Rietveld, Adviseur Inkoop | ROC Midden Nederland

Lees meer over deze case

Wat is onze aanpak voor het Onderwijs

  • Procesanalyse van inkoop tot betaling  
  • Inkoop kanalenstrategie ontwikkelen voor de grote diversiteit aan inkopen
  • Software selectietraject voor S2P/P2P-platform
  • Implementatie van kas- en pas systemen voor kleine bestellingen
  • Projectmanagement voor implementatie van processen en systemen
  • Hulp bij training & adoptie voor decentrale bestellers  

We helpen onderwijsinstellingen om hun volledige Source-to-Pay proces toekomst proof te maken. Dat begint bij een scherpe analyse van alle stappen van inkoopbehoefte tot betaling, gevolgd door het selecteren van het S2P- of P2P-platform dat het beste aansluit bij de organisatie. Vervolgens begeleiden we de implementatie, inclusief een naadloze integratie met systemen zoals AFAS of andere financiële systemen. Ook richten we contractbeheer en leveranciersmanagement professioneel en overzichtelijk in, zodat afspraken beter worden benut.

‍

Tot slot zorgen we voor praktische training en adoptie, zodat decentrale bestellers eenvoudig, snel en compliant kunnen werken binnen het nieuwe proces én voldoen aan wet en regelgeving.

Onze werkwijze

Source-to-Pay

Nulmeting & analyse

Weet jij hoeveel procent van jouw spend gecontracteerd is? En hoe jouw interne klanten het S2P-proces ervaren? Voordat je investeert in verbetering, moet je weten waar je nu staat. S2P & More voert de scherpste en meest eerlijke nulmeting uit die je als Nederlandse of Europese organisatie kunt laten uitvoeren. Geen dik rapport vol open deuren, maar een heldere analyse die direct richting geeft.
Verder lezen
Source-to-Pay

Business case & plan van aanpak

S2P & More is de enige gespecialiseerde Source-to-Pay consultancy in Nederland die elke fase van het inkoopproces beheerst: van strategische visie tot volledige implementatie. Wij vertalen jouw S2P-uitdaging naar een concrete business case en een direct toepasbaar plan van aanpak. Geen generiek rapport dat na twee weken in de la belandt, maar een document dat intern draagvlak creëert, besluitvorming versnelt en direct richting geeft aan jouw team.
Verder lezen
Source-to-Pay

Marktoriëntatie & softwareselectie

De markt voor Source-to-Pay software is groot, soms complex en altijd commercieel gedreven. Elke leverancier beweert de beste oplossing te hebben voor jouw organisatie. S2P & More is dé partij in Nederland die dit selectieproces volledig onafhankelijk begeleidt: zonder voorkeur voor een leverancier of verborgen belangen. Wij zorgen dat jij de juiste software kiest op basis van jouw processen, gebruikers en strategische doelen. Niet wat de markt verkoopt, maar wat jouw organisatie nodig heeft.
Verder lezen
Source-to-Pay

Procesinrichting & inkoopoptimalisatie

Elke organisatie koopt anders in en toch behandelen de meeste organisaties al hun inkoop op dezelfde manier. Dat leidt tot onnodige complexiteit, frustratie bij gebruikers en verlies van grip op spend en compliance. S2P & More richt jouw inkoopprocessen in op de manier waarop jouw organisatie werkt: per inkooptype, per bestelkanaal, met de juiste balans tussen gebruiksgemak en controle. Zo wordt slim inkopen de standaard, niet de uitzondering.
Verder lezen
Source-to-Pay

Uitrol & implementatie

Een S2P-implementatie is meer dan software installeren. Het is een organisatieverandering. De juiste technische keuzes maken, de organisatie meenemen, leveranciers aansluiten en draagvlak opbouwen bij eindgebruikers: dit zijn de factoren die bepalen of jouw implementatie slaagt of vastloopt. S2P & More heeft deze uitdagingen tientallen keren doorleefd bij Nederlandse en Europese organisaties. Wij weten precies waar het misgaat én hoe je dat voorkomt.
Verder lezen
Source-to-Pay

& Nu verder!

Dit is de dienst waarmee S2P & More organisaties begeleidt in de fase ná de S2P-implementatie: de periode waarin adoptie, PO-percentage en beheer pas echt op de proef worden gesteld. De go-live is een mijlpaal – maar zeker geen eindpunt. Pas daarna begint het echte werk: de organisatie laten landen, adoptie verhogen, en het systeem laten groeien met jouw ambities.
Verder lezen
& Nu verder!
Nulmeting & analyse
Business case & plan van aanpak
Marktoriëntatie & softwareselectie
Procesinrichting & inkoopoptimalisatie
Uitrol & implementatie

Wat levert het op?

  • Leerlingen en docenten kunnen snel en efficiënt bestellen en inkopen
  • Snellere factuurdoorlooptijden
  • Minder fouten & hogere compliance
  • Efficiëntere samenwerking tussen ondersteunende diensten en onderwijzend personeel

Onderwijs vraagt om eenvoudig te gebruiken processen, herkenbare mandatenstructuren en goede koppelingen met systemen zoals AFAS,  ProQuro, Proactis of Onventis. Wij helpen reeds scholen als Fontys, MBO Rijnland, ROC van Amsterdam, ROC Midden Nederland processen te standaardiseren zonder dat ze onnodig complex worden voor niet-inkopers.

Laten we kennismaken

Wij adviseren onderwijsinstellingen en tal van andere organisaties over het optimaliseren en verduurzamen van hun Source to Pay processen. Plan een vrijblijvend adviesgesprek met Maarten, expert in S2P in Onderwijs, en kom er achter waar jouw kansen liggen.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Derek Hooyman S2P & Morefoto Maarten S2P & More
FAQ

Veelgestelde vragen

Heb je een vraag? Kijk dan hieronder. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem contact met ons op.

Onderwijsinstellingen kiezen vaak voor een gefaseerde aanpak. Starten met grip op bestellingen en verplichtingen, daarna optimaliseren van contractbeheer en factuurverwerking. In onze referentie cases laten we zien hoe instellingen zoals ROC Midden Nederland dit hebben ingericht, welke keuzes zij maakten en wat dit opleverde voor finance en inkoop.

Source-to-Pay optimalisatie wordt relevant wanneer onderwijsinstellingen te maken krijgen met decentrale bestellers, beperkte spend-inzichten, veel handmatige controles of onduidelijkheid rond contracten en verplichtingen. Zeker bij groei, fusies of veranderende wet- en regelgeving wordt grip op het proces essentieel.

Software is een essentieel hulpmiddel om een Source-to-Pay proces goed te laten verlopen. Wij kunnen je helpen om binnen de bestaande beperkingen van de software de systeeminrichting of het proces zo optimaal mogelijk te maken.

ProQuro, Onventis, AFAS, Visma Spend Cloud en Proactis zijn veel gebruikte systemen in het onderwijs. Er zijn er nog veel meer!

No items found.