Source-to-Pay voor Zorginstellingen
Ziekenhuizen, GGZ-instellingen, verpleeghuizen en andere zorginstellingen staan voor toenemende financiële druk, strenger toezicht en groeiende administratieve verplichtingen. Een goed ingericht Source-to-Pay proces is voor de zorgsector geen luxe maar een operationele randvoorwaarde.
Waarom inkoop in de zorg fundamenteel anders is
Zorginstellingen opereren in een uniek spanningsveld: semipublieke financiering, marktwerking via zorgverzekeraars, toenemende verantwoordingsplicht richting toezichthouders en inhuur van (ZZP)personeel. De combinatie van medische hulpmiddelen, geneesmiddelen, ICT, facilitaire diensten en inhuur van zorgpersoneel maakt de inkoopportefeuille enorm divers.
Een zorginstelling maakt afwegingen tussen centraal- en decentraal bestellen, wel of geen voorraad aanhouden. Ze hebben te maken met branche specifieke wetgeving welke soms raakvlak hebben met het S2P-proces. Zonder geautomatiseerd en goed doordacht S2P-proces leidt dit tot hoge foutmarges, trage doorlooptijden en een gebrek aan grip op verplichtingen.
Slim inkopen, bestellen en betalen binnen ziekenhuizen, GGZ, VVT en gehandicaptenzorg. Wij weten er alles van.
Drie inkoopuitdagingen die iedere zorginstelling herkent
Binnen ziekenhuizen, verpleeghuizen, GGZ-instellingen en andere zorginstellingen zien we deze top 3 uitdagingen:
We zijn blij met het advies om de opvolging van het P2P-software project intern te borgen. Door deze rol intern te creëren is dit uiteindelijk goed geborgd binnen onze organisatie.
Wat is onze aanpak voor zorginstellingen
Wij helpen zorginstellingen zoals ziekenhuizen, GGZ-instellingen, VVT-organisaties en gehandicaptenzorgorganisaties om hun volledige Source-to-Pay proces toekomstbestendig in te richten. Landelijke zorginstellingen zoals Kentalis en Dichterbij investeren actief in de digitalisering en standaardisering van hun inkoop- en betalingsprocessen. Onze aanpak bestaat uit:
✔ Procesanalyse van inkoopbehoefte tot betaling van de factuur
✔ Inkoopkanalenstrategie vanuit de best-practice voor zorginstellingen
✔ Begeleiding bij softwareselectie voor S2P- of P2Pplatformen
✔ Projectmanagement voor implementatie van processen en systemen
✔ Training en adoptie voor zorgprofessionals als decentrale bestellers
We beginnen standaard met een grondige procesanalyse van alle stappen van behoefte tot betaling. Daarna begeleiden we de selectie van een S2P- of P2P-platform dat aansluit bij het specifieke vraagstuk van jouw zorginstelling. Integratie met gangbare financiële systemen in de zorg zijn bijvoorbeeld AFAS, Exact of SAP.
We besteden extra aandacht aan procesonderdelen die in de zorgsector belangrijk zijn: prestatieverklaringen voor medische dienstverlening, correcte BTW-verwerking, inkoopkanalenstrategie rekening houdend met diverse afleverlocaties, centraal- en decentraal bestellen, inhuur van tijdelijk personeel en selfbilling.
Vervolgens begeleiden we de volledige implementatie, inclusief systeemintegraties, inrichting en testen. Ook richten we contractbeheer en leveranciersmanagement in, zodat afspraken met leveranciers van medische hulpmiddelen, schoonmaak, catering of inhuurpartijen structureel worden benut en risico's worden gereduceerd. Tot slot zorgen we voor praktische training en het verhogen van de adoptiegraad. Juist voor de verpleegkundige, de facilitair medewerker of de beleidsadviseur die inkoop niet als kerntaak heeft.
Onze werkwijze
Wat levert een S2P-optimalisatie op voor zorginstellingen?
Medewerkers binnen ziekenhuizen, GGZ-instellingen en verpleeghuizen kunnen eenvoudig en compliant bestellen en inkopen, zonder onnodige administratieve last. Tegelijkertijd ontstaat er meer grip op uitgaven, contracten en financiële verantwoording. Een directe bijdrage dus aan een betrouwbare bestuursrapportage en soepele accountantscontrole.
- Medewerkers kunnen snel en compliant bestellen, ook zonder inkoopachtergrond
- Snellere factuurdoorlooptijden en minder handmatig werk op de crediteurenadministratie
- Minder maverick buying en hogere naleving van raamovereenkomsten
- Meer grip op uitgaven, verplichtingen en contracten
- Betere samenwerking tussen inkoop, finance, logistiek en de werkvloer
Zorginstellingen hebben baat bij gebruiksvriendelijke bestelprocessen, heldere mandaatstructuren en naadloze koppelingen met systemen zoals AFAS, Onventis, Proactis, Visma Spend Cloud of Whitevision. S2P & More begrijpt de complexiteit van de zorgsector en helpt organisaties om processen te standaardiseren zonder dat dit ten koste gaat van de zorgverlening.
Laten we kennismaken
Wij adviseren ziekenhuizen, GGZ-instellingen, VVT-organisaties, gehandicaptenzorgorganisaties en andere zorginstellingen over het optimaliseren en verduurzamen van hun Source-to-Pay processen. Plan een vrijblijvend adviesgesprek met Derek, expert in S2P binnen de zorg, en ontdek waar jouw kansen liggen.
