Source-to-Pay voor de Rijksoverheid
De Rijksoverheid is de grootste inkopende organisatie van Nederland. Ministeries, agentschappen en zbo’s kopen jaarlijks voor miljarden euro’s in, onder strikte eisen voor rechtmatigheid, doelmatigheid en verantwoording. Wie verplichtingen te laat of onjuist vastlegt, krijgt dat terug in de verantwoording. S2P & More richt een Source-to-Pay proces in dat werkt op rijksschaal. Medewerkers moeten eenvoudig kunnen bestellen, met een sluitende audittrail voor Inkoop en Financiën.
Waarom Source-to-Pay bij de Rijksoverheid anders is
Het Rijk werkt op een schaal die je nergens anders tegenkomt. Kerndepartementen werken met het kas-verplichtingenstelsel: een verplichting telt vanaf het moment dat je hem aangaat, niet pas bij betaling. Tijdige en juiste vastlegging van inkooporders is daarom cruciaal voor begrotingsbeheer en verantwoording. Zbo’s werken niet met dit stelsel en hebben een eigen financiële huishouding, met andere eisen aan inrichting en verantwoording.
Daarnaast moeten departementale systemen aansluiten op rijksbrede voorzieningen zoals Digipoort voor e-facturatie, en stopt inkoop niet bij de eigen departementsgrens. Via categoriemanagement koopt het Rijk veel rijksbreed in en voeren inkoopuitvoeringscentra (IUC’s) aanbestedingen uit voor meerdere organisaties. Dat vraagt om heldere afspraken over rollen, mandaten en gegevensuitwisseling, en om een proces dat gebruikersgemak, efficiëntie en grip op verplichtingen in balans houdt.
Werk je bij een gemeente of waterschap? Bekijk de aanpak voor decentrale overheden
Grip op verplichtingen en verantwoording
Drie inkoopuitdagingen die ieder departement herkent
„Bij het Rijk draait het niet alleen om snel bestellen, maar om kunnen aantonen dat elke verplichting rechtmatig is aangegaan. Een goed S2P-proces maakt dat vanzelf zichtbaar.”
Onze aanpak voor de Rijksoverheid
- Procesanalyse van inkoopbehoefte tot betaling van de factuur
- Inzicht in hoe verplichtingen ontstaan, worden vastgelegd en doorlopen naar betaling
- Inkoopkanalenstrategie, inclusief optimaal gebruik van rijksbrede contracten
- Verplichtingenregistratie volgens het kas-verplichtingenstelsel en aantoonbaar rechtmatig handelen
- Mandaatstructuur en audittrail: elke inkooporder herleidbaar tot een goedgekeurd mandaat
- Begeleiding bij softwareselectie voor S2P- of P2P-platformen
- Projectmanagement bij implementatie, integraties, inrichting en testen
- Contractbeheer en leveranciersmanagement voor rijksbrede en eigen contracten
- Training en adoptie voor bestellers en budgethouders
Het Ministerie van VWS werkt met ons samen om zijn inkoop- en betalingsprocessen te standaardiseren en te versterken.
Onze werkwijze
Wat levert een S2P-optimalisatie op voor de Rijksoverheid?
- Medewerkers bestellen snel en compliant binnen rijksbrede kaders
- Verplichtingen worden tijdig en juist vastgelegd
- Facturen worden automatisch getoetst aan inkooporder en contract
- Snellere verwerking van e-facturen via Digipoort
- Minder fouten en hogere rechtmatigheid, met een volledige audittrail
- Betere benutting van rijksbrede en eigen contracten
- Soepele samenwerking tussen Inkoop, Financiën, beleid, categoriemanagement en IUC’s
Systeemlandschap bij de Rijksoverheid
Het ERP-landschap bij het Rijk is divers. Departementen en rijksorganisaties werken met SAP S/4HANA, Oracle of Unit4 ERPx als financieel systeem, aangevuld met S2P-platformen zoals Onventis en e-facturatieoplossingen zoals E-connect, naast rijksbrede voorzieningen als Digipoort. De uitdaging is zelden een nieuw systeem maar koppelingen en processen die kloppen. En dan specifiek het gehele proces; van inkoopbehoefte tot verplichting en betaling. S2P & More is onafhankelijk. We adviseren welk S2P- of P2P-platform past bij jouw organisatie en hoe je dat aansluit op je ERP-systeem en de rijksbrede voorzieningen.
Laten we kennismaken
S2P & More helpt ministeries, agentschappen en zbo’s om inkoopprocessen te harmoniseren, zonder dat ze onnodig complex worden voor wie geen inkoopprofessional is. Plan een vrijblijvend adviesgesprek met Derek Hooyman, S2P-specialist Rijksoverheid, en ontdek waar jouw organisatie de meeste winst boekt.
