Waarom je wil starten met een S2P-project (+ wat het oplevert)

Een Source-to-Pay project start je niet zomaar. Het vraagt tijd en energie van medewerkers. Aan de andere kant levert een succesvol S2P-project jou en je organisatie veel op. Zo kan je veel tijd én geld besparen. In deze blog delen we een aantal redenen om te starten met een S2P-project. Daarbij delen we wat succesvolle S2P-projecten jou en je organisatie kunnen opleveren.

Waarom je wil starten met een S2P-project (+ wat het oplevert)

Drie redenen om een S2P-project te starten

Organisaties starten een Source-to-Pay project om één of meerdere van deze drie redenen.

  1. Nieuwe ontwikkelingen binnen Procurement en Finance en bij softwareleveranciers.
  2. Knelpunten in het S2P-proces.
  3. De systemen zijn aan vervanging toe.

In deze blog delen we een aantal voorbeelden van deze redenen. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid. Of aan de nieuwe mogelijkheden die AI biedt. In de kennissessie van 18 april zijn we dieper in de redenen gedoken om een S2P-project te starten. Wil je de kennissessie terugkijken? Dat kan hier.

 

3 nieuwe ontwikkelingen binnen het vakgebied

1.    Meer aandacht voor duurzaamheid

Onder de categorie ‘nieuwe ontwikkelingen’ vallen bijvoorbeeld de ontwikkelingen op duurzaamheidsgebied. Sinds de wettelijke invoering van de Corporate Sustainability Reporting Directive(CSRD) moet je als organisatie rapportages delen over de duurzaamheid van jouw bedrijf én die van je leveranciers. Dit raakt het Source-to-Pay proces.

In de software zien we dan ook steeds vaker aandacht voor duurzaamheid en ESG. Zo is het makkelijker om de risico’s te registreren en de duurzaamheidsmaatregelen die je met leveranciers neemt, bij te houden.

Een voorbeeld uit de praktijk is EcoVadis. Dit is een platform dat de duurzaamheidsbeoordeling van organisaties in productketens inzichtelijk maakt. Meerdere Source-to-Pay softwareoplossingen bieden een standaard koppeling  met EcoVadis aan.

De duurzaamheidsinformatie van je leveranciers, gebruikje om bij het vormgeven van RFI’s en RFP’s en het registreren van contracten.

 

2.   Inkoop richt zich meer op strategische waardecreatie

 Een andere ontwikkeling is dat Inkoop bij veelorganisaties zich meer richt op strategische waardecreatie. Waar vroeger de focus lag op het scherp onderhandelen met leveranciers en kostenreductie, ligt de nadruk nu steeds meer op:

  • Het realiseren van strategische partnerships met leveranciers.
  • Het bevorderen van innovatie.
  • Het leveren van een bijdrage aan duurzaamheid.

Om deze strategische bijdrage te kunnen leveren, is het belangrijk om in Control te zijn over je S2P-proces. Stel jezelf vragen als: met welke leveranciers doen we zaken? Wat zijn onze contracten? En hoe zorgen we de contracten goed gebruikt worden? Een S2P-project helpt je om deze controle te verkrijgen.

 

3.   Generatieve AI en slimme analysemogelijkheden

Een andere ontwikkeling die duidelijk in opkomst is: generatieve AI. Tools zoals ChatGPT en Microsoft Copilot zijn bij veel organisaties niet meer weg te denken.

Ook in Source-to-Pay software doet generatieve AI steeds meer zijn intrede. Het helpt bijvoorbeeld bij het automatisch genereren van teksten voor RFI’s en RFP’s of voor het opstellen van contracten. Ook wordt de factuurmatching in software door gebruik van AI steeds intelligenter.

Daarnaast is generatieve AI een krachtige tool om in te zetten voor intelligente analytics. Waar deze optie eerder vaak als losse module kwam, wordt het nu steeds vaker in de software geïntegreerd. Voorheen moest je zelf de tijd nemen om conclusies uit analyses te trekken. Nu gebeurt dat steeds vaker tussen de werkzaamheden door. Bijvoorbeeld wanneer je een bepaald artikel bestelt en een pop-up ziet met: “We zien dat je artikel x eerder hebt besteld. Wil je hier een catalogus van maken?”

 

S2P-project opstarten vanwege knelpunten

Veel Source-to-Pay projecten starten vanwege knelpunten in het proces. De knelpunten kunnen ervaren worden door bestellers, Inkoop, Finance of IT. We zien bijvoorbeeld vaak dat gebruikers ontevreden zijn over het proces, omdat ze veel handmatige handelingen moeten uitvoeren en het systeem ongebruiksvriendelijk vinden. Ook zien we vaak dat Finance en Inkoop onvoldoende grip op en inzicht in het proces hebben, of dat er audit-issues zijn.

Onze klant Dichterbij had last van verschillende knelpunten in het proces. Dat was voor hen een reden om het project te starten.

Een ander veelvoorkomend knelpunt is de samenwerking met leveranciers. Wij zien dat onze klanten graag digitaal willen samenwerken met hun leveranciers vanuit één platform. Zo kunnen ze direct de stamdata, inkooporders en facturen uitwisselen. Een goed S2P-proces kan deze samenwerking stroomlijnen. Bij onze klant Royal Kaak was dit een belangrijke reden om het S2P-project op te starten.

 

Verouderde software vervangen

Voor veel organisaties begint deze kwestie steeds vaker op te spelen. Zo worden sommige S2P-applicaties al meer dan 10 jaar gebruikt en beginnen ze te verouderen. Ook kan het zijn dat het contract van de applicatie binnenkort verloopt.

Meestal zijn de doelstellingen van je organisatie met de tijd veranderd. Je wil natuurlijk graag dat jouw proces en software aansluit bij je huidige behoeften. Nieuwe systemen zijn vaak intuïtiever ingericht en kunnen veel tijd besparen voor je organisatie. Daarom is het verstandig om een applicatie niet een-op-een te vervangen, maar ook te kijken hoe je kunt optimaliseren en verbeteren.

We hebben ROC Midden Nederland geholpen met de vervanging van hun P2P-applicatie en het realiseren van procesverbeteringen. Hier lees je hoe dat precies verliep.

 

Zo maak je een vliegende start met jouw S2P-project

Een nieuw S2P-project kan je om verschillende redenen starten. Het liefst wil je natuurlijk dat dit project soepel verloopt. Hiervoor hebben wij een aantal tips.

1.    Start met een goede analyse

Want: meten is weten. Een goede nulmeting is essentieel voor een vliegende start van jouw S2P-project. Zo heb je een goed beeld van je huidige situatie én het traject om dit te verbeteren. Verwerk in je analyse bijvoorbeeld de volgende vragen:

  • Welke doelstellingen heb je?
  • Welke knelpunten ervaar je nu in het proces?
  • Welke ontwikkelingen op de markt zijn er allemaal?
  • Hoe scoor je op een aantal KPI’s ten opzichte van de benchmark?
  • Waar lopen gebruikers tegenaan?
  • Welke informatie mis je nog?

 

2. Vergelijk je resultaten met de benchmark

Met een nulmeting heb je een duidelijk beeld van de huidige situatie van de processen in je organisatie. Komen de resultaten van de nulmeting in de buurt van de benchmark? Dan verloopt jouw Source-to-Pay proces al goed. In dit geval is het belangrijk dat je behoudt wat goed is en doorgaat op deze manier.

 

3. Verbeter waar nodig

Wij zien regelmatig dat organisaties denken dat hetS2P-proces groots moet worden aangepakt. Maar dit hoeft niet altijd het gevalte zijn. Het kan ook voorkomen dat er maar enkele onderdelen verbeterd hoevente worden. Kleine verbeterprojecten kunnen ook veel resultaten opleveren.

Als uit je analyse blijkt dat bepaalde facturenbijvoorbeeld niet goed binnenkomen, hoeft niet het hele systeem op de schop.Dan kan het ook volstaan om alleen met bepaalde bestandstypes te werken.

 

4. Maak een business case

Zie je in jouw organisatie een groot verbeterpotentieel? Dan zijn een groter S2P-project en een business case nodig. Hierin zet je uiteen wat het project gaat kosten én wat het oplevert. Je kijkt niet alleen naar de financiële winsten, maar ook naar de kwaliteitsverhoging, gebruiksvriendelijkheid en efficiëntere werkwijzen.

 

5.   Ga van start met jouw S2P-project

Je hebt nu de voorbereiding afgerond voor jouw Source-to-Pay project. Hiermee kan je de volgende stappen van S2P beginnen. Wil je meer tips over hoe je dit kan aanpakken? Lees dan verder op onze blog.

 

Professionele ondersteuning bij jouw S2P-project

Er zijn meer dan genoeg redenen om een nieuw S2P-project op te zetten. Maar zoals we aan het begin van deze blog al vertelden: een Source-to-Payproject start je niet zomaar. Wil jij zeker weten dat jouw project soepel verloopt en de beste resultaten behaalt? Wij kunnen je hierin ondersteunen. Wil je weten hoe? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Tags bij deze post

S2P & More op social media