S2P-Projectmanagement: Succesvol sturen met krachtig leiderschap en een hybride aanpak
Het implementeren van een Source-to-Pay (S2P) oplossing is niet alleen een IT-project. IT speelt een belangrijke rol, maar de oplossing de gehele organisatie – van inkoop tot betalen – en in sommige gevallen zelfs 80% van de medewerkers. Een goed opgezette S2P-projectmanagementmethodiek is essentieel voor succes — en begint met krachtige keuzes in leiderschap én methodiek.
In deze blog delen we de belangrijkste succesfactoren uit onze praktijk voor effectief S2P-projectmanagement.
Waarom S2P-projectmanagement cruciaal is
S2P-projecten worden vaak gestart vanuit een combinatie van strategische ambities, wet- en regelgeving en operationele knelpunten. Het uiteindelijke succes van het project hangt vrijwel altijd af van de adoptie door gebruikers. Als zij het nieuwe proces niet (goed) gebruiken, weet je zeker dat je je doelstellingen niet realiseert.
Daarom vraagt S2P-projectmanagement om meer dan een traditionele IT-aanpak. Het is een verandertraject waarin procesinrichting, techniek, stakeholdermanagement en changemanagement samenkomen. Een krachtige opdrachtgever, effectieve besluitvorming en goed projectmanagement is daarbij cruciaal!
Ieder project is uniek én toch zijn er in onze jarenlange ervaring een aantal constante succesfactoren:
Succesfactor 1: Begin with the end in mind. Wat is er klaar als het klaar is?
Denk goed na over het beoogd effect van het project, stel realistische doelen én besef… Het beoogd effect wordt vaak past bereikt (ruim) ná het afronden van het project. Het beoogd effect is dus niet hetzelfde als de projectopdracht.
Een klassieker binnen S2P-projectmanagement: Wanneer is een project af en wanneer is het beoogd effect gerealiseerd? Met andere woorden een goede projectleider definieert: “Wat is er klaar als het klaar is”. Bij S2P projecten zijn dat meestal: opgeleverde en werkende processen, ingerichte systemen en werkende koppelingen, gemigreerde data, de juiste rapportages en geïnformeerde en getrainde gebruikers.
“De kracht van een opdrachtgever bepaalt minimaal 50% van het succes van het project!"
Succesfactor 2: Zorg voor een krachtige opdrachtgever en een stuurgroep die stuurt.
Een van de meest onderschatte succesfactoren is het belang van een krachtige opdrachtgever. Onze ervaring? De opdrachtgever bepaalt voor minstens 50% het succes van het project. Wat maakt een opdrachtgever krachtig?
- Heeft een duidelijke visie op de gewenste S2P-oplossing
- Durft keuzes te maken over de gehele keten
- Inspireert én grijpt in als dat nodig is
- Blijft ook na livegang betrokken bij optimalisatie
Een goede opdrachtgever stelt een sterke stuurgroep samen — met vertegenwoordiging vanuit inkoop, finance, IT én de eindgebruikers. En: een goede opdrachtgever kiest ook een goede projectleider. En omgekeerd.
Succesfactor 3: Projectmanagementmethodiek: Agile én Prince2
Een veelgestelde vraag bij S2P-projecten is: welke projectmethodiek past het best? Bij S2P & More kiezen we bewust een hybride aanpak waarin de sterke elementen van Agile én Prince2 worden gecombineerd.
Waarom deze combinatie?
- Prince2 biedt structuur, duidelijke fasering, formele besluitvorming via stuurgroepen, en een planmatige aanpak. Ideaal voor grote keuzes zoals softwareselectie of realisatie van koppelingen.
- Agile zorgt voor flexibiliteit: werken in sprints, iteratief opleveren van werkende onderdelen, en continue bijsturing.
Hoewel puristen deze combinatie misschien afwijzen, zien wij dagelijks dat deze aanpak perfect aansluit op de complexiteit van S2P-projecten: je weet waar je heen wilt, maar de reis vraagt om regelmatig om bijsturing.
Succesfactor 4: Change- en stakeholdermanagement: de sleutel tot adoptie
"Het mooiste proces faalt als niemand het gebruikt”. Daarom is stakeholder- en changemanagement geen bijzaak, maar een integraal onderdeel van elk S2P-project.
De sleutel? Betrokken stakeholders
De collega’s van de afdelingen Procurement en Finance zijn vaak degenen die intensief met de oplossing werken. De eindgebruikers in de business zijn lastiger te bereken – en daarom moeten zij goed aangesloten zijn bij de verandering.
“Het mooiste proces faalt als niemand het gebruikt."
Succesfactor 5: Borg je nazorg en zorg voor een goede procesgovernance na de go-live!
Veel organisaties ervaren een wisselende succesbeleving tijdens én na de projectfase. Zodra het project live is, valt de aandacht weg. Maar het beoogde effect komt meestal pas na de livegang. Een goede projectleider zorgt ervoor dat de procesbesturing goed overgedragen wordt. Juist dan is het belangrijk om te sturen op succesbeleving!
Meer weten over onze aanpak? Of wil je sparren over jouw S2P-uitdaging?
Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.
