“Hij staat daar!”
Iedereen kent 'm: de moeder uit de iconische OHRA-reclame die haar paarse opblaaskrokodil wil ophalen, maar vastloopt in een doolhof van formulieren en loketten. Die krokodil is inmiddels hét symbool geworden voor onnodige bureaucratie. En helaas: ook in het Purchase-to-Pay (P2P)-proces duikt hij regelmatig op. Alleen heet hij daar nét iets anders: stroperige workflows, eilandjes in de organisatie en onnodige stappen om iets simpels gedaan te krijgen.
🧩 Van simpele bestelling naar obstakelrace
In veel organisaties begint het probleem klein. Een medewerker wil iets inkopen– een laptop, software, marketingondersteuning. Maar voordat de factuur betaald zijn, zijn er al veel handelingen geweest. Een voorbeeld van processtappen die we bij klanten zien:
- Aanvraag door medewerker
- Financiële codering door iemand anders
- Eerste fiatteur (zonder procuratie) controleert
- Tweede fiatteur klikt door
- Derde fiatteur geeft akkoord
- Vierde fiatteur ontdekt een foutje… Zie je wel dat al die checks nodig zijn. Opnieuw! Want de order kan niet aangepast worden!
Inkooporder wordt verstuurdEn dan de verwerking van de factuur:
- Factuur komt binnen en wordt naar een mapje gesleept
- Factuuromschrijving wordt aangepast en codering wordt opnieuw gecontroleerdOh nee! Afwijking van €0,10! Opnieuw de goedkeuring door!
- Ontvangst niet geregistreerd? Handmatig wordt er een herinnering uitgestuurd.
- Factuur wordt betaalbaar gesteld
- Betaalbatch wordt verzonden.
Resultaat: de lucht is volledig uit de krokodil gelopen.
En ondertussen raken medewerkers gefrustreerd, ontstaan er ‘sluiproutes’ en vragen managers zich af: “We hadden hier toch software voor gekocht?”
🔍 Waar verstopt jouw paarse krokodil zich?
Om de krokodil te vangen, moet je weten waar hij zich schuilhoudt. En dat begint met een scherpe procesanalyse. Vraag jezelf af:
- Hoeveel stappen zijn er tot betaling van een factuur?
- Welke stappen zijn écht nodig, en welke zijn ooit "voor de zekerheid" toegevoegd?
- Wat is de gemiddelde doorlooptijd per stap?
- Wat zegt de data over het spanningsveld tussen controle en efficiëntie? Een handige graadmeter hiervoor is het PO-percentage (Purchase Order-percentage). Is dit laag? Dan is de kans groot dat het systeem wordt omzeild en er schijnzekerheid is ingebouwd.
📊 Data én praktijk: de gouden combinatie
Bij S2P&More combineren we procesdata met praktijkinzicht. We kijken niet alleen naar hoe het proces is ingericht op papier, maar vooral naar hoe het in de praktijk wordt gebruikt. En dat spiegelen we aan wat werkt in de markt.
Wat we vaak zien? Processen zijn ooit ontworpen om grip en controle te bieden. Maar inmiddels zijn ze hun doel voorbijgeschoten. Medewerkers zoeken alternatieve routes, governance verandert in ballast – en de paarse krokodil zwemt weer vrolijk rond.
💬 Tijd om jouw paarse krokodil vaarwel te zeggen?
Werk je al met een P2P-platform, of ben je net gestart met digitalisering? In beide gevallen geldt vaak: het kan slimmer, sneller en gebruiksvriendelijker.
Benieuwd waar de bottlenecks in jouw proces zitten? Of wil je sparren over hoe het anders kan?
👉 Neem dan contact op via info@s2pmore.com of bel 085 - 822 7314
