Implementatie van het Inkoop-tot-Betalen proces bij Gemeente Hoeksche Waard
Gemeente Hoeksche Waard koos voor een nieuw financieel systeem, Unit4 ERPx, en besloot tegelijkertijd de inkoopmodule te implementeren. Het streven van de gemeente is dat voor iedere bestelling vooraf een bestelaanvraag wordt ingediend. De implementatie van dit Purchase-to-Pay (P2P) proces vormde de basis voor meer grip op uitgaven, betere compliance en een efficiëntere samenwerking tussen inkoop en finance.
Uitdagingen binnen de gemeentelijke organisatie
Sinds 2021 werkt Gemeente Hoeksche Waard aan het verbeteren van de inkooporganisatie. Het doel: fouten bij inkoop verminderen en beter sturen op gemeentelijke doelen zoals duurzaam, circulair en lokaal inkopen. In eerste instantie lag de focus op het aanbestedingsproces. De implementatie van het nieuwe financiële systeem was de aanleiding om het gehele inkoop-tot-betalen proces te optimaliseren.
Binnen de gemeente bestond geen uniforme bestelprocedure. Slechts een beperkt aantal teams werkte al met verplichtingen. Het optimalisatietraject richtte zich op het realiseren van nieuwe werkwijzen, volledig inzicht in de uitgaven krijgen en het waarborgen van een efficiënte factuurverwerking. Het doel? Een heldere structuur aanbrengen die uitblinkt in eenvoud en gebruiksgemak voor de gehele organisatie.
"De gefaseerde aanpak zorgde ervoor dat teams rustig konden wennen. Met een hoge adoptiegraad en minimale weerstand als resultaat."
Aanpak: van basis tot implementatie
Samen met de gemeente heeft S2P & More het inkoopproces vanaf de basis ingericht. We hebben het proces volledig beschreven, uitgewerkt en geïmplementeerd. Daarnaast adviseerden we over de mandaatregeling en de marges voor facturen die niet direct matchten met een inkoopordernummer (IO). Voor medewerkers verzorgden we uitgebreide trainingen, interactieve voorlichtingssessies en heldere handleidingen. Omdat het voor veel medewerkers een nieuw proces betrof, kozen we voor een gefaseerde uitrol per team zodat iedereen rustig kon wennen.
Daarnaast optimaliseerden we het proces door te onderzoeken waarom facturen soms niet aan een IO gekoppeld konden worden. Door deze opstartproblemen weg te nemen, verloopt het proces nu soepeler. Om het management beter inzicht te geven in de uitgaven, ontwierpen we rapportages op team- en managementniveau.
Resultaten: wat heeft het project opgeleverd?
Het nieuwe inkoopproces heeft binnen 12 maanden aantoonbare verbeteringen laten zien. Zowel de efficiëntie van het bestelproces als de controle op uitgaven zijn aanzienlijk toegenomen.
Verbeterde IO-match Binnen 12 maanden gegroeid van 20% match op factuur en inkooporder in het oude systeem naar 50% in het nieuwe systeem.
Meer grip op budgetten Managementrapportages op team- en directieniveau maken afwijkingen vroegtijdig inzichtelijk.
Efficiënter werkproces Medewerkers maken minder fouten, weten sneller welke aanvragen prioriteit hebben en handelen orders gemakkelijker af.
Procesoptimalisatie Door het oplossen van koppelingsproblemen en het standaardiseren van procedures verloopt het proces nu soepel en consistent.
Volgende stap Voor facturen zonder IO moet in de toekomst vooraf alsnog een IO worden aangemaakt. Hierdoor krijgt het proces meer structuur en controle.
Van versnipperd bestelgedrag naar structurele budgetcontrole
De implementatie bij Gemeente Hoeksche Waard heeft geleid tot zichtbare en meetbare verbeteringen. Medewerkers werken efficiënter, het management heeft betere inzichten en het proces biedt meer controle en transparantie over de uitgaven. De gefaseerde aanpak zorgde ervoor dat teams rustig konden wennen, met een hoge adoptiegraad en minimale weerstand als resultaat. De combinatie van duidelijke procedures, training, rapportages en procesoptimalisatie legt een solide basis voor verdere verbetering. Dit jaar verwacht de gemeente het percentage facturen met een inkooporder verder te verhogen, wat leidt tot maximale grip op het budget en betere samenwerking tussen inkoop en finance.
Andere gemeenten die overstappen naar een nieuw financieel systeem of worstelen met lage IO-matchpercentages herkennen deze uitdagingen. Decentrale werkwijzen, beperkt budgetinzicht en foutgevoelige factuurverwerking. Deze case laat zien dat een gefaseerde implementatie, gecombineerd met duidelijke mandaten, training en rapportages, binnen 12 maanden tot aantoonbare verbetering leidt.
Plan een kennismaking
Of je nu midden in een implementatie zit, of gewoon wilt weten of jouw huidige inkoopproces nog toekomstbestendig is, S2P & More helpt je verder. Van nulmeting en requirementsanalyse tot marktoriëntatie, softwareselectie en implementatie. Neem vrijblijvend contact op met Ewald.
