Binnen een maand P2P- advies op maat: hoe Royal Kaak grip kreeg op het inkoopproces

Stel je voor: je zit midden in de voorbereiding van een ERP-implementatie. Dan ontdek je dat het nieuwe systeem niet alle inkoopfunctionaliteiten biedt die je organisatie nodig heeft. Wat doe je dan? Royal Kaak stond voor precies deze uitdaging. Samen met S2P & More brachten zij in minder dan een maand de requirements, scenario's en de beste softwareoplossing in kaart. Hieronder lees je hoe dat traject eruitzag.

groep studenten ROC Midden Nederland

Wie is Royal Kaak?

Royal Kaak is al meer dan 175 jaar een van de grootste machinebouwers ter wereld in de bakkerij-industrie. Dit Nederlandse bedrijf - met vestigingen in de Achterhoek en Brabant - ontwerpt en levert complete productielijnen voor grote industriële bakkerijen wereldwijd. Van silo tot truck: Kaak heeft de juiste machine voor iedere stap in het productieproces.

Wat was de uitdaging van Royal Kaak?

Tijdens de voorbereidingsfase van een ERP-implementatie liep Royal Kaak tegen een knelpunt aan. Ewald Schaap, S2P Specialist bij S2P & More, legt uit: "De afdeling Finance had net een nieuwe applicatie geselecteerd voor het verwerken van facturen. Tegelijkertijd concludeerde Inkoop dat het nieuwe ERP-systeem niet alle benodigde functies had. Zo was onder meer de communicatie met leveranciers over inkooporders en orderbevestigingen te beperkt."

Dit leidde tot een reeks concrete vragen binnen de organisatie:

  • Moeten we werken met afzonderlijke applicaties voor Inkoop en Finance?
  • Of richten we zo veel mogelijk in binnen het ERP-systeem?
  • Wat zijn onze werkelijke requirements?
  • En welk scenario past het beste bij onze organisatie?

Meerdere entiteiten van Kaak waren bij de beslissing betrokken, wat de complexiteit verder vergrootte. Flexibiliteit en snelheid waren dus essentieel.

‍

"Het fijne aan S2P & More is dat we snel konden schakelen. De consultants hebben diepgaande kennis van P2P Best Practices en kennen de markt van softwareoplossingen door en door. Ze leverden precies wat wij zochten. Waar nodig hebben ze waardevolle interventies gepleegd die de samenwerking binnen ons team merkbaar verbeterden."

– Maarten Blokzijl, Purchase Manager

Hoe pakte S2P & More dat aan?

S2P & More ging direct aan de slag. Binnen één maand werd passend advies geleverd, op basis van een gestructureerde aanpak:

Requirements ophalen bij alle betrokkenen
Samen met medewerkers van Inkoop, Finance, Planning en IT stelden de consultants een volledig requirementsdocument op. Zo werden alle behoeften van de organisatie inzichtelijk, ook die van afdelingen die normaal niet aan tafel zitten bij een softwareselectie.

Inzicht geven in P2P-softwaremogelijkheden
S2P & More bracht in kaart welke functionaliteiten Purchase-to-Pay software biedt en toonde welke oplossingen aansluiten op de specifieke situatie van Royal Kaak als machinebouwer in de maakindustrie.
‍

IT-scenario's in kaart brengen én beoordelen
De mogelijke scenario's — van een volledig ERP-gedreven inrichting tot een hybride oplossing met een losse P2P-applicatie — werden uitgewerkt en gewogen op basis van de requirements, complexiteit en toekomstbestendigheid.

Wat leverde het advies op?

Royal Kaak kreeg door het adviestraject een helder en onderbouwd beeld van wat zij nodig hadden. Na gerichte gesprekken met relevante marktpartijen kon de organisatie vol vertrouwen een keuze maken voor de best passende softwareondersteuning — zonder onnodige vertraging in de bredere ERP-implementatie.

Het resultaat: meer grip op het inkoopproces, duidelijkheid over de IT-architectuur en een stevige basis voor verdere optimalisatie van de Purchase-to-Pay keten.

‍

Plan een kennismaking

Of je nu midden in een ERP-implementatie zit, of gewoon wilt weten of jouw huidige inkoopproces nog toekomstbestendig is, S2P & More helpt je verder. Van nulmeting en requirementsanalyse tot marktoriëntatie, softwareselectie en implementatie. Neem vrijblijvend contact op met Ewald.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
FAQ

Veelgestelde vragen

Heb je een vraag? Kijk dan hieronder. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem contact met ons op.

Een goed ingericht S2P-proces levert jou en je organisatie veel op. Ongeacht de grootte van je organisatie kan het je veel tijd én geld besparen. Wil je zeker weten of een Source-to-Pay project goed bij jouw organisatie past? Neem dan contact met ons op. Onze experts denken, onafhankelijk van softwareleveranciers, graag met je mee!

Wij adviseren met brede kennis in het Source-to-Pay vakgebied. Dat doen we onafhankelijk van softwareleveranciers. Onze ervaren consultants en projectleiders begeleiden Source-to-Pay projecten in veel verschillende branches. Met onze projecten voeren we verbeteringen door in het gehele proces van bestellen tot betalen. Met onze expertise helpen we jouw organisatie door iedere fase van het project. Zo ervaar jij een soepel verloop en profiteer je van best practices!

Onze aanpak is op maat gemaakt. We stemmen het af op jouw behoeften, want we vinden het belangrijk om de organisatie zo goed mogelijk te begeleiden. Dit doen we door te analyseren wat jouw organisatie nodig heeft voor een geoptimaliseerd Source-to-Pay proces. We geven je altijd realistische tijdsinschattingen en zorgen ervoor dat je geen activiteiten vergeet.

Een Source-to-Pay project kan een boost geven aan jouw inkoopambities. Een goed functionerend proces geeft je een toegevoegde strategische waarde binnen jouw organisatie. Het geeft je grip óp en inzicht ín je inkoopproces. Ook verzeker je je organisatie van een efficiënte en compliant bedrijfsvoering. Benieuwd wat het voor jouw organisatie op kan leveren? Neem contact met ons op.

Source-to-Pay is de gehele scope van inkoop tot betalen. Een soepel SP2-proces geeft je organisatie een efficiëntere, kostenbesparende en compliant bedrijfsvoering. Onze experts helpen jou om duurzame verbeteringen aan te brengen in jouw Source-to-Pay proces. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op.