Hét Source-to-Pay event 2024: een inspirerende middag in Burgers’ Zoo.

Op donderdag 6 juni 2024 vierden we ons 5-jarig jubileum met hét Source-to-Pay event in het prachtige Burgers’ Zoo. Het was een dag vol inspiratie, kennis en netwerken voor professionals in het Source-to-Pay vakgebied. In deze blog blikken wij terug op dit inspirerende event met de belangrijkste hoogtepunten en inzichten van deze middag.

Hét Source-to-Pay event 2024: een inspirerende middag in Burgers’ Zoo.

Een warm welkom door Derek

Derek trapte de middag feestelijk af.  Hij nam ons mee op een reis door de oprichting en groei van P2P & Verder. De vele mijlpalen en belangrijke lessen die ze in de afgelopen jaren hebben geleerd passeerden de revue.

"Met de juiste mensen om je heen en nieuwe collega’s met eigen expertise blijf je fris en scherp," aldus Derek. Hij kondigde ook trots aan dat P2P & Verder voortaan verdergaat onder de naam S2P & More. Daar horen ook een nieuwe website en uitbreiding naar de Scandinavische markt bij.

Verrassende lessen uit het dierenrijk

Vervolgens nam Constanze Mager, bioloog en Hoofd Educatie bij Burgers’ Zoo, ons mee in de wereld van het dierenrijk. Met haar expertise legde zij verrassende parallellen tussen het gedrag van dieren en mensen in het bedrijfsleven.

Constanze vertelde bijvoorbeeld dat de leider van de zilverruggorilla niet per se de grootste of de sterkste hoeft te zijn van de groep. Maar het draait juist om de goede leiderschapskwaliteiten, zoals het vertrouwen krijgen, rust uitstralen, conflicten op kunnen lossen. Deze kwaliteiten heb je ook als projectleider of manager in het bedrijfslevens nodig om goed sturing te geven aan je team.

Constanze bood een verfrissende manier om naar onze dagelijkse werkzaamheden te kijken en te leren van de natuur.

Interactieve workshops: AI en Best Practices

De middag werd vervolgd met twee workshops in twee aparte groepen. De ene groep ging aan de slag met AI in het S2P-proces, geleid door Tom en Vikas. De andere groep wisselde onder leiding van Ewald Best Practices met elkaar uit.

AI in het S2P-proces

De AI-workshop startte met een introductie over de rol van generatieve AI in het S2P-proces. Tom deelde waardevolle inzichten over het gebruik van tools als ChatGPT. Ook gaf hij tips voor het formuleren van effectieve prompts. "Hoe gedetailleerder de prompt, hoe beter de resultaten," vertelde Tom. Waar je AI voor kan inzetten? Bijvoorbeeld voor het samenvatten van marktconsultatiegesprekken, bij het opstellen van een inkoopbeleidsplan of bij het schrijven van RFP’s. Maar het is ook geschikt voor alle soorten van communicatie die je dagelijks uitvoert: in je projectteam, richting je bestellers en richting je leveranciers.

Daarna was het tijd om de handen uit de mouwen te steken. We mochten met een fictieve case aan de slag. Door middel van ChatGPT bedachten we strategieën om het percentage automatchende facturen te verhogen en om AI effectief in te zetten gedurende projecten. “De kracht van AI ligt in de ondersteuning die het biedt om je werk gemakkelijker te maken, maar zelf zit je nog altijd aan het stuur," benadrukte Tom.

Deze sessie was zó'n succes, dat we dit opvolgen met een kennissessie op 10 oktober. Dus: wil jij meer leren van AI in het S2P proces? Schrijf je dan hier in!

Best practices delen

Welke factoren dragen bij aan het succes van een Source-to-Pay project? En welke uitdagingen kwam je tegen in jouw organisatie? In de workshop onder leiding van Ewald, stond het uitwisselen van ervaringen en best practices centraal. Dit leverde mooie nieuwe inzichten op, bijvoorbeeld over de vraag hoe je er voor kunt zorgen dat in de organisatie meer PO’s aangemaakt worden. Bij sommige deelnemers is het PO% hoger dan 90%, terwijl bij anderen de meeste uitgaven Non PO zijn.

Een greep uit de gedeelde lessen:

  • Werk als Finance en Inkoop afdeling goed samen.
  • Maak transparant welke afdelingen / leveranciers het wel / niet goed doen.
  • Maak per inkoopcategorie afspraken of Non PO facturen toegestaan zijn, eventueel vanaf een bepaald bedrag.
  • Richt fijnmazig een assortiment en catalogus per afdeling / bedrijfsonderdeel in.
  • Zorg dat het maken van PO’s laagdrempelig wordt.
  • Maak een juiste onderscheid tussen 2-way en 3-way matching.
  • Zorg dat je Masterdata op orde is.
  • Maak de doorbelasting van kosten van Crediteurenadministratie afhankelijk van het soort factuur (PO-factuur is goedkoper dan Non PO factuur).

En tot slot: mocht het niet lukken om het aantal PO’s te verhogen, kijk dan waar je de verwerking van Non PO-facturen verder kunt automatiseren en optimaliseren.

Speeddaten tussen de dieren

Bij de lezing van Constanze hadden we al veel gehoord over de dieren die Burgers’ Zoo rijk is. Tijdens de speeddates liepen we in kleinere groepen door de dierentuin heen. Zo konden we elkaar beter leren kennen en nieuwe contacten leggen. Zo kregen we de kans om de dieren van dichtbij te zien.

Het prachtige weer en de dierrijke omgeving zorgden voor een ontspannen sfeer waarin veel nieuwe ideeën en samenwerkingen ontstonden. Sommigen hadden zulke interessante gesprekken dat ze nauwelijks oog hadden voor de dieren om hen heen, terwijl anderen juist inspiratie opdeden door de natuur te observeren.

Het Lagerhuisdebat

Eén van de hoogtepunten van de middag was het Source-to-Pay Lagerhuisdebat. Met Robert-Jan als debatleider werd de discussie geopend over de stelling "Kunstmatige intelligentie (AI) zal de Source-to-Pay processen revolutionair verbeteren".  De voorstanders benadrukten de voordelen, zoals kostenbesparingen en verbeterde naleving van regelgeving. Maar de tegenstanders stelden dat AI wel een verandering kan brengen, maar niet revolutionair zal zijn en niet zonder risico’s is.

Afsluiten met een feestelijke borrel

Esmee, Tom en Vikas sloten de dag af met lovende woorden over de oprichters Derek, Ewald en Robert-Jan. Daarna was het tijd voor een feestelijke borrel. Hier konden de gasten de indrukken van de dag bespreken onder het genot van een hapje en drankje. Ook was dit hét moment om verder te netwerken.

Het Source-to-Pay event 2024 werd ervaren als een inspirerende en waardevolle middag. Met niet alleen boeiende kennissessies, maar ook een mooie gelegenheid om kennis te delen. Ideeën uitwisselen en samen vooruitkijken naar hoe we het S2P-vakgebied verder kunnen ontwikkelen stonden hierbij centraal.

Wil jij onze events ook ervaren? We organiseren later dit jaar nog een aantal andere inspirerende sessies, waaronder de digitale editie van dit event. Aanmelden voor onze events kan hier.

S2P & More op social media