Een goede Source-to-Pay business case overtuigt. Een sterke business case helpt kiezen. En juist daarom zijn scenario’s onmisbaar. Door verschillende oplossingsrichtingen uit te werken, geef je het management concrete keuzes – inclusief de impact, risico’s en opbrengsten per optie.
In deze blog lees je:
- Waarom scenario’s essentieel zijn in je business case
- Welke scenario’s vaak worden uitgewerkt in S2P-trajecten
- En hoe je ze eerlijk, onderbouwd en overtuigend presenteert
👉 Ben je bezig met een business case voor S2P-optimalisatie?
Waarom scenario’s opnemen in je business case?
Een business case is geen verkoopverhaal, maar een besluitvormingsdocument. Door meerdere scenario’s uit te werken:
- Vergroot je het draagvlak: stakeholders voelen zich serieus genomen
- Beperk je discussie achteraf: keuzes zijn expliciet gemaakt
- Onderbouw je richting: je laat zien dat de gekozen route afgewogen is
- Maak je impact concreet: wat verandert er wél – en wat niet?
Zo verandert jouw business case van een plan in een professioneel beslisinstrument.
📊 Veelvoorkomende scenario’s bij S2P-optimalisatie
Afhankelijk van je huidige situatie en ambitie, werk je meerdere scenario’s uit. Dit zijn veel gebruikte scenario’s:
1. Niets doen
De huidige situatie behouden. Dit klinkt passief, maar is wél een bewuste keuze. Want tijd die je niet in dit proces steekt, kan je ergens anders inzetten. Benoem wel goed de risico’s:
- Inefficiënte processen
- Versnipperde data
- Operationele kosten die blijven oplopen
- Beperkt inzicht in spend en compliance risico’s
2. Optimalisatie van huidige processen en systemen
Kleine aanpassingen binnen de bestaande processen en systemen. Hierdoor pak je écht jouw pijnpunten aan en kan je snelle slagen maken in optimalisering. Denk aan:
- Procesherinrichting
- Automatiseringsslagen
- Betere rapportages
De voordelen: lage investering, snel resultaat.
De nadelen: afhankelijk van je huidige systeem, is dit beperkt toekomstbestendig en heeft het weinig structurele impact.
3. Gerichte verbeterprojecten doorvoeren
In dit scenario pak je kleinschalige en doelgerichte verbeterprojecten op, waarbij je met relatief weinig inspanning probeert een groot effect te bereiken, zonder het fundament van je bestaande processen en systemen aan te passen. Denk aan:
- Met de top 10 grootste leveranciers nieuwe afspraken maken over verwerking van e-facturen
- 5 nieuwe webshops aansluiten omdat je daarmee aanzienlijk meer PO’s krijgt
- Met de top 5 leveranciers CO2 uitstoot in kaart brengen
- Start van communicatie en trainingscampagne om gebruik van S2P proces te stimuleren
4. Een volledig nieuw Purchase-to-Pay- proces en systeem dat inkoop en factuurverwerking samenbrengt.
Voordelen:
- Moderne technologie
- Efficiëntie over de hele keten
- Meer controle en transparantie
Dit scenario is gericht op de operationele keten tussen bestelling en betaling, maar raakt vaak niet de strategische inkoop of contractfase.
De investeringen hiervan zijn hoog, dus deze business case is vaak relevant op het moment dat jouw huidige oplossing niet toekomstbestendig is.
5. Nieuw S2P proces en systeem
Een toekomstgerichte totaaloplossing die het volledige proces van Source-to-Pay ondersteunt – van sourcing en contractmanagement tot bestelling, factuur en betaling.
Voordelen:
- Één geïntegreerd platform voor inkoop, contract, order en betaling
- Volledig inzicht in leveranciersprestaties en uitgaven
- Ondersteuning van strategische besluitvorming én operationele efficiëntie
- Meer grip op compliance, duurzaamheid en risicobeheersing
Dit scenario vraagt om de meeste verandering en investering, maar biedt ook het grootste langetermijnpotentieel.
De Source-to-Pay-markt ontwikkelt zich in hoog tempo. Steeds meer innovatieve aanbieders betreden de markt met krachtige oplossingen die zowel strategisch als operationeel waarde toevoegen. Het loont dus om de opties goed te verkennen – de juiste keuze kan je organisatie structureel vooruithelpen.
️Hoe vergelijk je scenario’s?
Werk elk scenario uit op basis van twee dimensies:
Tijdens het project:
- Investering (tijd, geld, capaciteit)
- Veranderimpact en benodigde begeleiding
- Risico’s tijdens implementatie
Na livegang:
- Toekomstbestendigheid
- Functionele dekking en schaalbaarheid
- Onderhoud en beheer
- Waardecreatie (besparing, inzicht, controle)
Gebruik bij voorkeur een overzichtstabel of scorecard om dit per scenario te visualiseren.
💡 Tip: Wees eerlijk en transparant
Het management wil geen 'gekocht' voorstel – ze willen keuzes die begrijpelijk, onderbouwd en realistisch zijn. Wees dus transparant:
- Benoem ook de beperkingen van je voorkeursoptie
- Laat zien dat je de alternatieven serieus hebt bekeken
- En wees open over risico’s en afhankelijkheden
Dit verhoogt je geloofwaardigheid én versnelt besluitvorming.
