Grip op Purchase-to-Pay voor ROC Midden Nederland
Onderwijsinstelling ROC Midden Nederland stond voor de uitdaging dat hun bestaande Purchase-to-Pay applicatie niet langer aansloot bij de behoeften van Inkoop en Finance. Processen waren omslachtig, inefficiënt en onvoldoende gebruiksvriendelijk. Met een ambitieus plan en een strakke planning ging ROC Midden Nederland aan de slag om het P2P-proces organisatie breed te optimaliseren en met succes.
Welke uitdagingen speelden er in het bestaande P2P-proces?
ROC Midden Nederland merkte dat de bestaande Purchase-to-Pay applicatie niet langer aansloot op de dagelijkse praktijk vande organisatie. Zowel de afdeling Inkoop als Finance liepen tegen beperkingenaan die het werk onnodig complex maakten. Processen waren versnipperd, weiniggebruiksvriendelijk en sterk afhankelijk van handmatige handelingen. Dit leidde tot vertraging, een verhoogde foutgevoeligheid en onvoldoende overzicht over degehele keten.
Daarnaast is ROC Midden Nederland een organisatie met meerdere colleges en diensten, die ieder hun eigen dynamiek en behoeften kennen. Het ontbreken van voldoende standaardisatie maakte het lastig om organisatiebreed uniform te werken en goed te sturen op rechtmatigheid en efficiëntie. Tegelijkertijd was er weinig doorontwikkeling meer op de bestaande Purchase-to-Pay applicatie, en waren de koppelingen met het financiele systeem complex.
De centrale uitdaging was daarom het vinden van een toekomstbestendige oplossing die werkt voor de complexiteit van de organisatie, maar tegelijkertijd zorgt voor eenvoud, inzicht en betere samenwerking tussen Inkoop en Finance.
Een goede voorbereiding bleek cruciaal. ROC Midden Nederland had S2P & More gevraagd om het huidige proces te analyseren en een verbetertraject te starten voor het optimaliseren. Tijdens de analyse en nulmeting zijn alle relevante stakeholders betrokken en zijn de knelpunten en verbeterpunten geïnventariseerd. Op basis van de analyse werd al snel duidelijk dat een aanbesteding voor nieuwe software de meest logische keuze is.
ROC MN formeerde een projectteam met vertegenwoordigers van alle afdelingen en ging samen met S2P & More aan de slag om de aanbesteding voor te bereiden.
Dit resulteerde in:
· Een strak geformuleerde beschrijving van de huidige en gewenste situatie
· Heldere eisen, wensen en use cases
· Via een marktconsultatie goed inzicht in de mogelijkheden en onmogelijkheden van software-oplossingen.
"We hebben in de marktconsultatie vroeg getoetst of leveranciers echt konden voldoen aan onze specifieke eisen. Dat heeft later veel tijd bespaard."
Wat leverde de nieuwe P2P-aanpak concreet op voor ROC Midden Nederland?
Dankzij de gedegen voorbereiding verliep de aanbesteding soepel. Visma SpendCloud kwam als beste oplossing naar voren.
ROC Midden Nederland koos bewust voor een big-bang implementatie: in één keer overstappen naar het nieuwe systeem, voor alle modules en organisatieonderdelen.
Hoewel de implementatieperiode van drie maanden ambitieus was, maakte deze aanpak het mogelijk om het jaarwerk van 2023 direct in het nieuwe systeem te doen en bespaarde het enorm veel tijd.
“Het is een verademing dat het maken van een jaarafsluiting nu zo makkelijk en soepel gaat.”
Wat kunnen andere onderwijsinstellingen leren van deze aanpak?
S2P & More leverde een externe projectleider, die nauw samenwerkte met de interne projectleider van ROC MN. Deze combinatie zorgde ervoor dat de voortgang er goed in bleef zitten, stakeholders goed aangehaakt bleven en ook de inhoudelijke kennis over het proces geborgd is. Elisabeth vervolgt: “Door de actieve betrokkenheid en het enthousiasme bleef iedereen aangehaakt en kwamen we onze afspraken na.”
Daarnaast werkte ROC Midden Nederland met kleine projectgroepen en organiseerde zij webinars en Q&A-sessies om de rest van de organisatie mee te nemen in het nieuwe proces. Dit zorgde niet alleen voor draagvlak binnen de organisatie, maar had als bijkomend voordeel dat je het meteen opmerkt als er na livegang nog elementen niet goed ingericht zijn.
Marjon besluit: “Neem mensen bij de hand. Doorvragen,uitleggen en herhalen kost tijd, maar levert veel op.”
Plan een kennismaking
Of je nu midden in een implementatie zit, of gewoon wilt weten of jouw huidige inkoopproces nog toekomstbestendig is, S2P & More helpt je verder. Van nulmeting en requirementsanalyse tot marktoriëntatie, softwareselectie en implementatie. Neem vrijblijvend contact op met Ewald.
